Planifier sa journée de mariage commence quelques semaines avant celui ci. Vous avez fait tout le gros du travail en amont : valider vos prestataires, l’ambiance souhaitée, acheter votre robe, les alliances, envoyer les faire parts… Il vous reste désormais à organiser votre journée de mariage et régler tous les petits détails de cette journée.
Une visite technique : qu’est ce que c’est ?
Votre journée de mariage va être intense, vous le savez, vous en avez même une bonne idée ! Il est donc impératif de planifier votre journée de mariage de la meilleure des façons pour limiter les imprévus et que ce soit fluide. Une des premières étapes est alors d’organiser une visite technique de votre lieu de réception ! Quésako ?
Une visite technique est une nouvelle visite de votre lieu de réception qui a lieu quelques mois après la première découverte et surtout quelques semaines avant le jour du mariage. Cette visite ou même contre visite doit vous permettre de revoir l’agencement des espaces, vous projeter dans votre journée de mariage, vérifier des points logistiques et techniques, peaufiner les derniers détails.
Cette visite est cruciale dans le déroulé de vos préparatifs ! Vous devez pouvoir vérifier et valider chaque détail de votre mariage, que ce soit la faisabilité d’une décoration, d’un besoin logistique de votre traiteur ou de la disposition des chambres.
Comment cette visite peut-elle vous aider à planifier votre journée de mariage ?
Cette visite va vous aider à planifier votre journée de mariage car une fois sur place beaucoup d’éléments vont vous paraitre plus clairs ! Vous allez également vous projeter à fond dans la journée, vous y serez et surtout cette fois ci, vous en savez beaucoup plus que lors de votre première visite. Et vous allez voir, ça change tout ^^
Faire à nouveau une visite de votre lieu de réception va également vous aider à limiter les imprévus ! Vous aurez revu toute la logistique de la journée, mais aussi les plans B en cas de pluie. Quand on règle un maximum de questions en amont, il est rare d’en avoir beaucoup le jour J (sauf à tomber sur de vrais impondérables).
Visite technique au Château de Couturelle pour un mariage en avril 2023 !
Comment bien mener sa visite technique ?
Il y a différentes étapes à respecter pour ne rien rater lors de sa visite, et ça se travaille autant en amont lors de vos préparatifs que pendant la visite !
Reprendre les besoins et les demandes formulées par vos prestataires
Oui ce sera une vraie base de travail. Reprenez les échanges que vous avez eu avec tous vos prestataires, ils ont forcément formulé des demandes ou indiqué des choses dont ils avaient besoin, leur façon de travailler…
Quelques exemples :
– Traiteur : présence de plan de travail dans l’office, accès du camion frigorifique, présence de buffet traiteur dans le mobilier…
– Photobooth : un espace suffisant en intérieur avec du recul, prévoir un sol plat
– DJ et/ou live band : branchements, matériel déjà présent dans le lieu…
Et si vous n’êtes pas sûrs de certains postes, n’hésitez pas à les recontacter en parlant de cette future visite. Certains peuvent alors vous faire part de leurs demandes et/ou instructions pour le bon déroulement de leurs prestations.
Faire la visite par espaces
Ici, je parle de tous les différents espaces dédiés au mariage qui ont chacun leurs particularités.
– L’espace extérieur :
Si on a une cérémonie laïque, on confirme son emplacement, la position du soleil (surtout en plein été), l’accessibilité. On vérifie le mobilier disponible sur place, ou en location. Qui installe cette cérémonie ? Cet élément peut faire varier la planification de votre journée car ce sera peut être un poste à déléguer…
L’espace cocktail et les activités prévues en extérieures (type jeux en bois, château gonflable) doivent faire partis de vos vérifications. Pareil, on vérifie quel est le mobilier fourni, que ce soit pour les buffets traiteur, les mange debouts. Quels sont les emplacements de tous ces élèments ? S’il fait trop chaud, que fait-on ?
Qui dit espace extérieur, dit forcément solution de repli. Pour ces deux espaces mais aussi moments de votre journée de mariage, il faut connaitre quels sont les plans B à mettre en place en cas de pluie. Est ce une solution qui existe déjà au domaine, type auvent, orangerie, pièce à part… ? Ou doit on prévoir une location d’une tente ?
– L’espace intérieur qui se compose de la salle du dîner et l’espace piste de danse.
Sur ces deux points, il s’agit de vérifier la disposition de ces deux éléments et qu’ils conviennent à vos besoins. Par exemple, si vous prévoyez un dîner assis, vérifiez que les tables sont disposées de manière à ce que les invités puissent facilement se déplacer autour de la salle. Si vous prévoyez une piste de danse, vérifiez que celle-ci est assez grande et bien placée.
On prend aussi le temps de confirmer la faisabilité de notre plan de table, de vérifier les chaises et tables disponibles. Qui installe les tables ? Une question importante qui varie en fonction des établissements.
Où va s’installer concrètement le DJ ? Vérifiez que la salle dispose des équipements nécessaires pour votre mariage, comme un système de sonorisation, des lumières, des prises électriques, et tout autre équipement que vous souhaitez installer.
– Les espaces de décoration et autres animations : ici s’entend le plan de table, la table urne, livre d’or, stand photo, photobooth, bar à tatouage, bar à cocktail ou bar de nuit… Vous devez confirmer tous les emplacements de ce qui sera en intérieur.
– L’espace pour les enfants
Un espace à ne pas négliger si des enfants sont présents le jour de votre mariage, que ce soit les vôtres ou ceux des autres !
Où est cet espace ? Comment est-il agencé ? La présence d’une baby Sitter est elle obligatoire ? Les enfants peuvent ils dormir ?
Tips : N’hésitez pas aussi à vérifier la présence d’un micro onde dans l’office traiteur. Il est souvent demandé par les parents d’enfants en bas âge de réchauffer la nourriture d’un bébé, mais cet élément est souvent absent. Il faut donc anticiper ce besoin et prévenir l’invité en question.
Se mettre dans la peau d’un invité
Petite astuce bien pratique néanmoins ! Vous remettre dans la peau d’un invité qui n’a jamais vu votre lieu. Par où vat-il arriver? Que va t’il voir en premier ? De quoi a t-il besoin ?
Ces questions peuvent vous permettre de peaufiner certains éléments tels que : des panneaux d’affichages, une hôtesse pour accueillir les invités, les emplacements des hébergements (et comment leur remettre les clefs et localiser la chambre), l’accès aux sanitaires et leur praticité (savon main, séchoir…), la présence d’un vestiaire…
Se faire aider pour bien planifier sa journée de mariage
Ici pas de mystère, un bon accompagnement résidera dans le fait d’avoir un vrai professionnel du mariage !
La Wedding Planner, dans son rôle de cheffe de projet évènementiel, connait et maitrise l’intégralité des postes du mariage. Elle sait reconnaitre les points bloquants, les points à vérifier, les détails à peaufiner : en somme toute la logistique de la journée du mariage ! En vous alliant à cette professionnelle, que ce soit par le biais d’une organisation complète ou juste d’une coordination jour J, vous vous enlevez une grosse épine du pied et vous êtes certains de ne rien rater !
Elle a l’œil aiguisé et surtout met tout en œuvre pour que le mariage se déroule selon les plans, et qu’il soit fluide : que ce soit pour vous, vos invités ou même vos prestataires. Cela ne vaut pas le coup de se priver 😉
Lors d’une visite technique avec des mariés, on refait le point sur la logistique de la cérémonie et notamment le cortège.
Crédit photo : Justine H Photography
Et dernière petite astuce en passant : le jour de votre visite technique, prenez plein de photos et de vidéos. Vous aurez peut être loupé un détail pour que vous pourrez vérifier une fois chez vous !
A bientôt !
Je suis Alexandrine, votre Wedding Planner dans les Yvelines et l’ouest parisien.
Véritable cheffe de projet dans l’univers des mariages, je me donne à fond dans tous les projets qui me sont confiés.
Spécialisée dans les mariages romantiques, élégants et surtout inoubliables !
Pour qui ? Pour des mariés in love et fun !
Pour en savoir plus sur mon accompagnement et les deux formules que je vous propose, n’hésitez pas à me contacter !
1 commentaire on Planifier sa journée de mariage : zoom sur la visite technique