Le lieu de réception idéal : mon guide pratique de Wedding Planner !

Crédit photo : Margot Duquesne

Lieu de réception : un choix central pour une journée mémorable ! En tant que Wedding Planner expérimentée, je partage des astuces pratiques pour guider votre recherche. Et pas des astuces que l’on peut voir partout, mais celles qui feront vraiment la différence au final ! De la prévision d’un plan B aux coûts cachés, je vous aide à prendre des décisions éclairées. Cette approche réfléchie transforme la quête du lieu parfait en une démarche informée, vous permettant de sélectionner un endroit significatif, première étape de la construction de votre mariage à venir.

Les conseils pratiques pour un choix de lieu de réception averti !

Mes conseils pratique vont surtout partir des erreurs courantes que l’on peut constater dans la recherche d’un lieu de réception. Ces erreurs je les ai vécu pleinement avec les futurs mariés qui se sont présentés à moi avec leur lieu déjà booké ou lors d’une coordination.

Je parle d’erreurs car c’est le mot mais en aucun cas l’erreur doit être attribuée pleinement aux mariés. C’est normal de ne pas savoir quand on commence à organiser son mariage et de se laisser piéger par diverses choses. Cet article a pour but de vous aider à y voir plus clair ! 

1) Anticiper tous les plans : la clé de la sérénité

Un mariage en extérieur peut être magique, mais la météo peut être imprévisible. Pour éviter les surprises désagréables, choisissez un lieu qui propose des alternatives solides, un véritable plan B, en cas de conditions météorologiques défavorables. En anticipant tous les scénarios possibles, vous assurez le déroulement fluide de votre cérémonie et de vos festivités, quelles que soient les conditions atmosphériques. Cette prévoyance garantit une journée inoubliable, sans stress inutile.

Cela est valable pour les cérémonies en extérieurs, mais aussi un cocktail voir un dîner. Pour chaque moment du mariage, il doit y avoir le plan initial et son alternative (qui bien entendu, peut être tout aussi sympa ^^).

Si votre lieu coup de cœur ne propose pas sur place une solution alternative, vous devrez alors penser à : inclure ce coût supplémentaire dans votre budget global et faire les recherches d’un prestataire supplémentaire.

Crédit Photo : Justine H Photography 

2) Naviguer dans l’organisation

• Logistique :

Dans votre choix d’un lieu de réception, il y a de nombreux points à vérifier et voir si cela vous parait cohérent avec vos envies sur le mariage et ce dont vous aurez besoin.

Quelques points concrets :
– Vérifiez bien les horaires de location de votre lieu de réception: pour vous mais aussi pour vos prestataires (à quelle heure peuvent ils arriver). Parfois ces horaires sont trop courtes et vont vous ajouter des frais supplémentaires sur d’autres postes. Par exemple : 2h d’installation et vous voulez une grosse installation florale. Votre prestataire va devoir gonfler son équipe pour tout réussir à l’heure….
– Quels sont les accès pour vos invités et vos prestataires, est ce facilement accessible depuis une route principale, le temps de trajet, le parking sur place ….
– Y a t-il des hébergements ? Comment sont- ils gérés ? Du paiement, à la gestion de la rooming list, la remise des clefs le jour J.
– Qui va accueillir vos invités le jour du mariage ? Vos prestataires également tout au long de la journée ?

Crédit photo : Justine H Photography

• Aspects techniques :

Ici, même principe que précédemment, il y a de nombreux points à avoir en tête selon les besoins. Encore une fois, je vous donne une liste non exhaustive de ce qu’il faut regarder !

– Vérifiez la capacité d’accueil du lieu de réception, et que cela correspond à vos attentes. Un lieu peut accueillir 150 invités assis mais dans quelle condition ? Les tables sont-elles chargées et collées ? Manque-t-il l’espace piste de danse ? Si ce n’est pas bloquant, il faut quand même pouvoir l’anticiper et choisir de façon éclairée.
– La puissance électrique ainsi que les accès : pour votre DJ, votre traiteur, mais aussi tout ce que vous pourriez prévoir en plus (grosses animations culinaires, live band, diverses animations…).
– Les services et équipements proposés (mobilier, sonorisation…).

Pour aller encore plus loin sur ces thèmes, je vous invite à découvrir un précédent article qui donnait des astuces pour bien mener une visite technique de son lieu de réception.

3) Coûts cachés : tout avoir en tête

Chaque lieu de réception a sa manière de travailler. Le but n’étant pas de juger ces fonctionnements, mais surtout de vous permettre d’avoir après la lecture un oeil éclairé pendant vos recherches.
Certains ont un tarif global et tout est inclus. Pas de mystère, vous êtes certains de bénéficier de tout ce qui vous est présenté, mais pas de choix.
D’autres choisissent d’avoir un tarif d’appel plus attractif et de fonctionner avec des options. Le choix est donc ouvert aux futurs mariés, mais ici attention justement à bien tout vérifier. Il serait dommage de se retrouver à ajouter des options qu’on ne pensait pas avoir besoin en premier lieu. Ici c’est la mauvaise surprise pendant les préparatifs, ce qui peut créer une mauvaise expérience.

Quelques exemples : les heures supplémentaires pour faire votre cérémonie laïque ou la fête plus tardivement, une absence de mobilier inclus, des frais de ménage, de la décoration (présente à la visite mais en option) tels que les ciels étoilés, d’autres aménagements…
Un exemple également qui n’est pas un frais cachés mais qui entre complétement dans l’estimation des coûts : des prestataires imposés. Vous devez alors vous renseigner auprès d’eux pour vérifier : s’ils vous plaisent (très important d’avoir le feeling avec ses prestataires), et qu’ils rentrent dans votre enveloppe budgétaire globale. Cela peut rapidement faire peser la balance.

Crédit photo : Margot Duquesne

4) Ignorer les règles du lieu de réception et les conditions de collaboration

Ici, on parle surtout de bien lire le contrat et les conditions de location du lieu de réception. Vous voulez absolument un feu d’artifice ? Le lieu doit pouvoir vous y autoriser (hors arrêtés préfectoraux). Vous voulez des centaines de vraies bougies ? Vous voulez faire la fête toute la nuit ? Une arrivée en hélicoptère ?
Toutes ces questions trouveront une réponse soit pendant la visite, soit à la lecture des documents.

Vous devez également bien renseigner sur les conditions de collaboration. J’en parlais juste avant, mais le lieu a-t-il des prestataires imposés ? Si oui, vous devez avoir leurs noms et pouvoir échanger avec eux avant la signature. Ils vont faire partis de votre équipe de prestataire le jour du mariage, et même s’ils sont imposés, vous devez vous sentir bien avec eux. Il est important de ne pas « subir » une relation avec l’un des prestataires du lieu, cela gâcherait probablement votre expérience globale avec votre lieu de réception et le jour du mariage.

Crédit photo : Margot Duquesne

Dans votre recherche de lieu de réception, vous comprenez alors que vous devez d’abord avoir une bonne vision d’ensemble de ce que vous voulez avoir le jour J. C’est cela qui est primordial et qui doit passer avant l’esthétique du lieu (et son budget). Vous devez pouvoir y réaliser tout ce que vous aviez envie de vivre pour le mariage ! Essayez de noter tout cela avant même de commencer les recherches, et surtout posez toutes vos questions !
Après si cela vous apparait déjà comme une tâche insurmontable, j’ai une autre très bonne astuce pour vous :

L’avantage inestimable dans votre recherche de lieu de réception :
l’accompagnement par une Wedding Planner !

1) Eviter les conséquences négatives

Placer votre confiance entre les mains d’une professionnelle pour le choix de votre lieu de réception est la garantie de concilier tous vos critères, qu’il s’agisse de vos envies, besoins ou budget. Grâce à ma solide expérience, je vous guide dans la sélection de lieux qui répondent au mieux à ces éléments. Je vais au-delà en créant des tableaux comparatifs basés sur vos critères spécifiques de recherche. La lecture de ces tableaux devient votre boussole, vous permettant ensuite de vous laisser emporter par l’esthétique unique de chaque lieu lors des visites. Lors de ces visites, vous savez d’avance qu’il ne vous manque qu’un coup de cœur pour confirmer des critères pratiques qui résonnent avec vous.

Si l’un de ces critères n’est pas atteint, vous en êtes informé avant même la visite, vous permettant de faire des choix ou des concessions éclairés avant de signer un contrat. L’objectif primordial est de s’assurer que votre choix de lieu reste judicieux tout au long des préparatifs. Évitant ainsi les découvertes désagréables au fur et à mesure du processus, comme des limitations inattendues ou des coûts imprévus à ajouter à votre budget initial.

Crédit photo : Justine H Photography

2) Bénéficier d’un accompagnement serein et confortable à 360°

L’expérience, le savoir faire, les compétences et notamment la maitrise de l’intégralité du mariage fait qu’une Wedding Planner a toutes les cartes en main pour vous accompagner. Toutes les questions évoquées précédemment, vous n’avez pas à les soulever de vous mêmes. C’est en cela que vous bénéficiez d’un accompagnement serein et confortable à 360° ! Ma vision globale de l’événement et de sa construction me permet de vous donner mon avis éclairé sur chaque poste, chaque étape du mariage. Et cela commence dès le choix du lieu de réception !

En somme, mon crédo consiste à vous présenter toutes les données sur un plateau d’argent, vous permettant ainsi de prendre des décisions avisées avec aisance et confiance.

Crédit photo : Jonathan Mandrin

Pour conclure, choisir le lieu de réception idéal est bien plus qu’une simple étape logistique. C’est le point central qui donnera vie à votre journée mémorable. En tant que Wedding Planner expérimentée, je vous ai guidé à travers des astuces pratiques, loin des conseils génériques, pour vous aider à prendre des décisions éclairées. De la prévoyance d’un plan B aux coûts cachés, chaque aspect de votre recherche a été exploré pour faire la différence dans votre choix final.