Crédit Photo : Julie Marino, Photographe
L’organisation d’un mariage est une entreprise complexe et exigeante, mais rien n’est plus gratifiant que de voir tous les éléments se réunir lors du grand jour ! Parmi les nombreux aspects à prendre en compte lors de la préparation de votre mariage, la création d’un planning détaillé pour la journée du mariage revêt une importance capitale. Dans cet article, je vous livre tous mes secrets pour construire un planning solide et bien organisé qui vous permettra de profiter pleinement de chaque instant de votre journée de mariage !
Commencer à travailler votre « brouillon » de planning de journée de mariage
suffisamment tôt pendant vos préparatifs
Tout au long de vos préparatifs, vous allez rapidement prendre des décisions sur le timing ou le déroulé de votre journée. Le premier horaire qui vous est donné : celui de la cérémonie civile. Si vous faites toutes les cérémonies le même jour, cet horaire est ce qui déterminera la construction de votre journée !
Mon secret est alors de noter toutes les informations concernant les horaires qui vous seront communiqués sur un document que j’aime appeler « brouillon de planning » ! Mettez au fur et à mesure des préparatifs uniquement les horaires sur cette feuille : les heures des cérémonies réservées (mairie et/ou cérémonie religieuse ou laïque), les heures des préparatifs, les moments des repas…
Bien entendu, je ne parle pas de ne pas prendre des notes sur toutes les autres choses qui sont dites pendant un rendez-vous, cela fait juste l’objet d’un autre suivi.
Ce brouillon vous sera aussi utile a chaque rendez-vous découverte avec vos prestataires, ce seront les premières questions posées, même 1 an avant ! Et vous pourrez donc le compléter avec les horaires des professionnels qui vous ont été indiqués : l’heure de début de prestation et de fin de votre DJ, l’arrivée des équipes traiteur au domaine, …
L’avantage de ce « brouillon de planning » est de pouvoir anticiper les problèmes de logistique avant d’être à 1 mois du mariage ! Cela limite fortement le stress lors des derniers préparatifs avant votre journée de mariage 😉
Construire officiellement le planning de votre journée de mariage :
identifier les moments clés
Avant de commencer à créer votre planning, et à l’aide de votre « brouillon », il est important d’identifier les moments clés de votre journée de mariage. Cela doit inclure au minimum : la mise en beauté, les cérémonies, les photos de groupe et de couple, le cocktail, le repas, la première danse.
Vous pouvez ensuite rajouter d’autres temps forts de votre journée de mariage tels que : le jeu du bouquet, des animations que vous avez prévues, la découverte des mariés (si cela est fait avant les cérémonies),…
En déterminant ces moments clés, et en ayant votre brouillon avec les horaires, vous pourrez rédiger facilement votre planning de journée de mariage !
Travailler main dans la main avec les professionnels de votre mariage
A l’approche de votre mariage, et avant la rédaction de votre planning jour J, pensez à recontacter l’ensemble de vos professionnels pour refaire un point avec eux : leurs horaires mais aussi leurs besoins sur la journée et les points logistiques.
A quelle heure le traiteur a t-il besoin d’arriver sur place ? A t il besoin d’un numéro de téléphone d’un responsable ?
De combien de temps a besoin le DJ pour s’installer et préparer les différents espaces à sonoriser ? S’il y a une cérémonie laïque, est-il présent pour lancer les musiques et sonoriser ce moment ?
A quelle heure le photographe arrive pendant les préparatifs ? Qu’est ce qui doit être préparé lors de son arrivée ?
A quelle heure peut on venir le vendredi au domaine pour se préparer ?
A quelle heure sera disponible l’église pour être décorée ? Qui ouvre les portes de l’église ?…
A chaque poste ses particularités, ses besoins, et ses contraintes. Un planning jour J ne peut voir le jour sans avoir discuté avec les professionnels de votre mariage.
Ils disposent d’une expérience précieuse et peuvent vous aider à établir un planning réaliste et bien équilibré. Prenez en compte leurs recommandations et leurs contraintes techniques pour établir un emploi du temps cohérent.
Rédiger votre planning de la journée du mariage en détails
Vous avez en main :
– le brouillon des horaires
– les moments clés
– les recommandations et besoins de vos prestataires,
Il est donc désormais temps de rédiger votre planning de journée de mariage !
Secret de pro : utiliser le tableur de google drive : vous n’aurez plus qu’à partager le lien à vos prestataires, et vous n’aurez plus à le repartager à chaque modification 😉
Reprendre la chronologie
Mon astuce pour commencer la rédaction du planning jour J est de noter les horaires phares et intouchables !
Je pense qu’ici vous comprenez qu’il s’agit en premier lieu des horaires des cérémonies ^^
En effet, commencez à noter l’heure de la mairie puis de la cérémonie religieuse ou laïque.
Entre les deux, prévoyez les déplacements de vos invités.
Ensuite, en fonction de ces horaires, vous pouvez remonter avant la cérémonie civile pour connaitre l’heure de début de vos préparatifs : penser à vos déplacements, les temps d’habillage, les temps de photos, la durée de la mise en beauté…
Et pour l’après cérémonie religieuse ou laïque, on descend jusqu’à l’ouverture de bal et la fin de la soirée dansante (qui coïncide avec l’horaire de fin du DJ/domaine/traiteur).
Astuce de pro : noter l’heure du coucher du soleil ! Cela peut changer la donne sur le déroulé de la soirée/ l’heure de vos photos de couple.
Crédit Photo : Justine H Photography
Allouer suffisamment de temps à chaque étape
Veillez à allouer suffisamment de temps à chaque étape de votre journée de mariage. Il est préférable d’avoir des marges de sécurité pour faire face aux imprévus ou aux retards éventuels. Prévoyez également des temps de transition entre les différentes activités afin que vous puissiez vous détendre et profiter de chaque moment sans vous sentir précipité.
Être réaliste et flexible
Lors de la construction de votre planning, il est important d’être réaliste et flexible ! Tenez compte des contraintes de temps, de météo, des distances entre les lieux et de la durée des différentes activités.
Mon astuce : faire le samedi précédent votre mariage une sorte de répétition de la journée ! On peut tester les trajets aux mêmes horaires pour vérifier le temps de trajet, les bouchons éventuels, les travaux sur la route… Cela permet de s’assurer que tout fonctionne comme prévu et apporter les ajustements nécessaires.
Et pour ne pas se prendre la tête à rédiger son planning jour J de mariage :
rien de mieux qu’une Wedding Planner pour le faire !
S’il y a bien un rôle important de la Wedding Planner, c’est bien de rédiger le planning de la journée de votre mariage ! Et cerise sur le gâteau, son expertise permet d’anticiper chaque moment clef, chaque besoin des prestataires, chaque point logistique, dès le début des préparatifs ! Il n’y a pas un détail qui est oublié lorsque votre planning est pris en charge, et il peut même aller plus loin que celui qui serait construit par vos soins. Toutes les expériences passées permettent de tout imaginer et de palier au plus d’imprévus possibles.
Déléguer la construction de son planning à une Wedding Planner permet aussi de considérablement diminuer sa charge mentale ! Et à l’approche du mariage, c’est un luxe que l’on peut s’offrir 😉
Crédit Photo : Georgiana Photographe
Mon dernier secret pour un planning jour J qui roule : engager une Wedding Planner !
A bientôt !
Je suis Alexandrine, votre Wedding Planner dans les Yvelines et la région parisienne.
Véritable cheffe de projet dans l’univers des mariages, je me donne à fond dans tous les projets qui me sont confiés.
Spécialisée dans les mariages romantiques, élégants et surtout inoubliables !
Pour qui ? Pour des mariés in love et fun !
Vous, qui lisez cet article, êtes probablement à quelques semaines de votre mariage 😉 Si le dernier point vous parait intéressant, voir même nécessaire, rendez vous sur ma page concernant la coordination jour J !
